7 errores al implantar un ERP (y los casos que lo demuestran)

Un ERP casi nunca fracasa por un botón mal puesto. Fracasa por una fecha mal elegida, un equipo sin formar o un sistema viejo que se copia con todos sus vicios. La buena noticia es que casi todos esos errores se ven venir.

Estos son los siete más comunes, con casos públicos documentados y lo que puedes hacer para no repetirlos.

Error 1: arrancar en el peor momento

La fecha de arranque es una decisión de negocio, no técnica. El ejemplo clásico es Hershey, el fabricante estadounidense de chocolate. Su nuevo sistema, una combinación de SAP, Siebel y Manugistics de 112 millones de dólares, entró en funcionamiento justo cuando llegaban los pedidos de Halloween de 1999.

Según CIO, la empresa anunció que los problemas le impedirían entregar 100 millones de dólares en bombones Kisses y caramelos Jolly Ranchers para Halloween, y su acción cayó más de un 8 % el día de aquella comunicación. El análisis de la revista apuntaba a que el gran error fue el calendario, más que el software.

Cómo evitarlo: arranca en tu temporada más baja, evita cierres fiscales y campañas, y ten un plan B para seguir operando si algo falla la primera semana. Si no puedes evitar una fecha delicada, valora arrancar por partes: primero un área, una sede o una línea de producto, y el resto cuando la primera funcione.

Error 2: no evaluar riesgos ni formar a quien lo va a usar

Revlon puso en marcha su nuevo ERP de SAP en Estados Unidos en febrero de 2018. Su informe anual ante el regulador bursátil estadounidense (formulario 10-K de 2018) explica que la implantación provocó interrupciones en el servicio de su fábrica de Oxford (Carolina del Norte), que afectaron a las ventas de ese año, y que la empresa detectó una debilidad material en su control interno.

Las causas que la propia empresa identificó son de manual: no hizo una evaluación de riesgos continua y eficaz de la implantación, y no tenía suficiente personal formado y con conocimientos en las operaciones afectadas. Entre las medidas de corrección figuraban formar al personal, reforzar la plantilla y mejorar la documentación de procesos y controles.

Cómo evitarlo: mantén un registro de riesgos vivo durante todo el proyecto, forma a los usuarios clave antes del arranque (no después) y prevé refuerzos para las primeras semanas.

Error 3: copiar el sistema viejo en el nuevo

Cuando el sistema antiguo está muy personalizado, la tentación es pedir que el nuevo haga exactamente lo mismo. Es el camino más corto hacia un proyecto caro.

El Ayuntamiento de Birmingham, en el Reino Unido, sustituyó en 2022 un SAP de 1999 muy personalizado por Oracle Fusion. Según The Register, el sistema arrancó con modificaciones que causaron problemas, el coste previsto del proyecto pasó de unos 20 millones de libras a unos 131 millones y, a fecha de aquella información (septiembre de 2024), el plan era reimplantar una versión estándar, «out-of-the-box».

Cómo evitarlo: antes de pedir una personalización, pregunta si el proceso actual es así porque aporta valor o porque el sistema viejo obligaba a hacerlo así. Personaliza lo que te diferencia y adopta el estándar en lo demás.

Error 4: dejar la seguridad y la trazabilidad para después

En el mismo caso de Birmingham, las funciones de seguridad y auditoría no se implantaron desde el principio, y el ayuntamiento estuvo unos 18 meses sin poder detectar posibles fraudes, según la misma información. El sistema, además, no había producido cuentas auditables desde 2022.

Cómo evitarlo: roles, permisos y registro de cambios forman parte del primer día, no de una «fase 2». Si un auditor no puede seguir el rastro de una operación, el sistema no está terminado.

Error 5: migrar los datos tal cual

Clientes duplicados, proveedores que ya no existen, productos descatalogados y campos rellenados de mil maneras distintas. Si todo eso cruza al sistema nuevo, el ERP heredará los mismos problemas, solo que con mejor diseño.

Cómo evitarlo: nombra a un responsable para cada tipo de dato (clientes, productos, proveedores), limpia antes de migrar, haz al menos una migración de prueba completa y compara saldos y totales con el sistema antiguo. Decide también qué no debe migrar: hay documentación que la ley obliga a conservar y datos personales que no deberías seguir usando.

Error 6: un proyecto sin dueño dentro de la empresa

El proveedor puede implantar el sistema, pero no puede decidir cómo trabaja tu empresa. Si nadie de dentro tiene tiempo y autoridad para resolver dudas, cada decisión se retrasa, y el proyecto se alarga semana a semana.

Cómo evitarlo: designa a una persona responsable con tiempo reservado (no «cuando pueda») y capacidad real de decisión. Apóyala con un usuario clave por área que conozca el día a día.

Error 7: dar el proyecto por terminado cuando está instalado

Instalado no es lo mismo que adoptado. Si a los tres meses la gente sigue llevando su hoja de cálculo paralela «por si acaso», el proyecto no ha terminado: solo ha cambiado de fase.

Cómo evitarlo: define antes del arranque dos o tres indicadores de éxito, como los días que tardas en cerrar el mes, los pedidos con errores o el tiempo para preparar un presupuesto, y revísalos a los 30, 60 y 90 días. Pregunta también a los usuarios qué les sigue costando y por qué mantienen su hoja paralela: muchas veces el ajuste que falta es pequeño y basta con configurarlo.

Checklist antes del arranque

Si alguna respuesta es «no», mejor saberlo antes de la fecha que después.

Por qué ayuda implantar por módulos

Muchos de estos errores crecen con el tamaño del salto. Implantar por módulos (por ejemplo, primero ventas y facturación, después compras y luego recursos humanos) hace cada salto más pequeño y permite aprender en el primero antes de abordar el siguiente.

Es la lógica del ERP modular de NTLABS, donde cada empresa activa solo los módulos que necesita y puede añadir otros más adelante sin migrar de plataforma. Si además la herramienta permite ajustar procesos y automatizaciones sin desarrollar desde cero, la tentación de «copiar el sistema viejo» pierde fuerza: es más fácil probar una forma mejor de trabajar. Puedes ver cómo se organiza en la web de NTLABS.